Koszty uzyskania przychodu - poradnik podatkowy cz. 2

Wydzielenie części lokalu, domu na cele prowadzenia firmy powoduje,  że zwiększą się obciążenia z tytułu podatku od nieruchomości. Zwiększona opłata za część nieprzeznaczoną na zaspokajanie swoich prywatnych potrzeb mieszkaniowych – będzie rzecz jasna kosztem uzyskania przychodów.

Kosztami eksploatacji mieszkania można również obciążyć koszty działalności ale w części jaka odzwierciedla rzeczywiście  wykorzystanie na cele „firmowe”.  Najzasadniej skalkulować te koszty (np. opłaty za energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie) na podstawie  proporcji powietrzni firmy do powierzchni całkowitej lokalu i w tej wysokości ująć w kosztach działalności na podstawie wystawionego dowodu wewnętrznego.

W tej kategorii kosztów należy skomentować opłaty za wykorzystanie telefonu domowego. Mieszkając i prowadząc firmę w tym samym lokalu, na ogół korzysta z jednej linii telefonicznej, nie można zatem zaliczać do kosztów podatkowych całego rachunku za usługi telefoniczne. W razie kontroli trzeba będzie udowodnić, że wszystkie rozmowy telefoniczne miały charakter służbowy.

Bezpieczniej jest zamówić u operatora szczegółowy wykaz rozmów (tzw. billing) i na jego podstawie ustalić wartość usług przypadających wyłącznie na działalność gospodarczą zaksięgowaną na podstawie odpowiedniego dowodu wewnętrznego. Co do opłaty abonamentowej najlepiej stosować następującą zasadę. Jeśli telefon jest zarejestrowany na firmę można abonament traktować w całości jako koszt podatkowy, jeśli rejestrowany na osobę prywatną  praktykuje się podejście bardzo ostrożne niezaliczania do kosztów lub drugie wliczania do kosztów w proporcji jaka występuje pomiędzy rozmowami służbowymi a całością rozmów danego okresu rozliczeniowego.

Częstokroć oprócz miejsca do prowadzenia działalności gospodarczej, przedsiębiorca musi  zaopatrzyć się w wyposażenie potrzebne do pracy: od artykułów biurowych, przez literaturę specjalistyczną, sprzęt techniczny czy meble.

Z odpowiedzi Drugiego Urzędu Skarbowego Łódź-Bałuty: "co do zasady wszelkie wydatki - w tym przypadku między innymi zakup mebli, które będą wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, wpływają na powstanie i funkcjonowanie źródła przychodu. Wydatkom tym trudno na podstawie powołanego art. 22 ustawy, odmówić waloru kosztu podatkowego, dlatego poniesione wydatki na zakup mebli będą stanowiły koszt uzyskania przychodu"

Zawsze należy jednak trzeba mieć na uwadze, że podatnik będzie musiał wykazać, iż poniesiony koszt służy wyłącznie celom firmowym i ma związek z osiąganym przychodem. Co więcej ostrożnie podchodzić należy do rozliczania zakupów czy zaliczania kosztów, które ze względu na swoje położenie w mieszkaniu albo przeznaczenie, mogą służyć również prywatnym celom podatnika. Niektórzy przedsiębiorcy spotykali się w takich przypadkach z negatywnym stanowiskiem organu podatkowego w kwestii zaliczenia do kosztów podatkowych. W razie poważnych wątpliwości lepiej wystąpić z wnioskiem o wydanie takiej interpretacji do Urzędu Skarbowego. 

 Autor: Nowoczesne Systemy Finansowe Małgorzata Łuczak

Zapraszamy do zadawania pytań ekspertowi: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.